Dalam sebuah bisnis diperlukan suatu bentuk komunikasi yang baik antar divisi. Tujuan komunikasi bisnis pada umumnya adalah agar tidak terjadi kesalahpahaman antar individu maupun kelompok sehingga dapat memicu kesalahan dan menjadi masalah.

Komunikasi Bisnis  ditunjukkan dengan adanya pertukaran ide, pesan, dan Konsep  yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil. Komunikasi  bisnis dapat diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis  dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis tersebut.

Dapat diambil kesimpulan jika komunikasi bisnis merupakan pertukaran ide, gagasan, informasi, instruksi, opini dan lain sebagainya, di mana penyampaiannya dapat secara personal maupun non personal melalui simbol, lambang ataupun sinyal agar target bisnis bisa tercapai.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi dengan pelanggan  sehingga efektif terutama meningkatkan penjualan, di antaranya sebagai berikut :

1. Sabar

Kesabaran sudah menjadi sebuah keharusan tidak hanya dalam berbisnis namun juga dalam segala hal. Seorang pelanggan  menghubungi Anda saat mereka tidak yakin, bingung atau memiliki keluhan, Bahkan terkadang sampai marah-marah  karena miskomunikasi atau bisa juga karena merasa diperlakukan tidak adil. Banyak sekali kesabaran yang diperlukan hanya untuk memahami masalah pelanggan, apalagi menawarkan solusi. Perlu diingat bahwa pelayanan  yang bagus lebih baik daripada pelayanan yang cepat.

2. Hindari mengganggu pembicaraannya

Saat pelanggan  mengeluh atau menceritakan kejadian yang membuat mereka kecewa, jangan menyela. Anda mungkin pernah mendengar kalimat yang sama sebelumnya dan Anda mungkin berpikir  bahwa menawarkan solusi cepat akan menghasilkan layanan  pelanggan yang hebat. Namun, menginterupsi pelanggan  justru mengganggu mereka dan membuat mereka merasa kurang dihargai.

3. Akurasi

Informasi  adalah kunci. Informasi  yang akurat adalah kunci kepercayaan pelanggan  terhadap integritas perusahaan. Pastikan bahwa informasi yang keluar kepelanggan adalah sama untuk setiap orang atau bagian. Jangan sampai terjadi pelanggan merasa kebingungan akibat ketidakpastian informasi yang ada. Pendekatan Proaktif  selalu memuaskan pelanggan Bila Pelanggan  telah menghubungi Anda untuk menyelesaikan masalah, kemungkinan anda memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Dalam situasi seperti itu, bila Anda memiliki pelanggan yang menunggu tanggapan Anda, bersikaplah proaktif  dan teruskan informasi  kepada pelanggan tentang kemajuan yang terjadi. Jangan meminta pelanggan menghubungi Anda berkali-kali untuk mendapatkan kabar terbaru.

4. Kenali produk  / layanan  yang anda tawarkan

Pertanyaan pelanggan  dapat berupa apa pun, namun sebagian besar berkaitan dengan produk  / layanan  yang ditawarkan. Manajemen  harus memastikan bahwa semua karyawan dilatih secara efektif untuk hal yang sama.

5. Kejujuran adalah segalanya

Jika Anda tidak mengetahui atau memahami solusi dari masalah pelanggan, katakan pada pelanggan bahwa Anda akan mencari informasi  yang tepat dan menginformasikannya kepada mereka. Jangan mengatakan ‘Saya pikir …’ atau ‘Itu bisa jadi …’. Komunikasi  semacam ini akan menciptakan keraguan tentang perusahaan dan produk  Anda. Juga, jika menyelesaikan masalah akan memakan waktu lebih lama dari biasanya, komunikasikan hal tersebut kepada pelanggan  Anda secara transparan. Paling sering, pelanggan marah karena ekspektasi mereka tidak tepat.

6. Analogi Membantu  menyampaikan pesan Anda

Jika pelanggan  merasa sulit untuk memahami solusi Anda, maka sampaikan pesannya dengan sebuah analogi. Gunakan istilah non teknis dan masukkan ke dalam bahasa sederhana.